Jak skutecznie przeprowadzić audyt wewnętrzny w firmie? Poradnik krok po kroku

Audyt wewnętrzny to niezależna i obiektywna kontrola lub przegląd działalności firmy, przeprowadzana przez specjalnie powołany do tego zespół audytorów.

Główne cele audytu wewnętrznego to:

• Ocena zgodności działań i procesów w firmie z obowiązującymi przepisami, regulacjami i standardami
• Sprawdzenie skuteczności mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz zarządzania ryzykiem
• Ewaluacja efektywności i wydajności operacyjnej badanych obszarów
• Monitoring realizacji celów, zadań i projektów w firmie

Regularne przeprowadzanie audytów wewnętrznych przynosi firmie szereg korzyści:

• Zapewnia zgodność działania z przepisami i procedurami
• Pozwala zidentyfikować i ograniczyć ryzyka
• Usprawnia procesy i podnosi efektywność działania
• Buduje zaufanie interesariuszy do firmy
• Wspiera kierownictwo w realizacji celów firmy

Dlatego audyt wewnętrzny powinien być regularnym elementem zarządzania w każdej firmie.

Przygotowanie do audytu wewnętrznego

Aby dobrze przeprowadzić audyt wewnętrzny w firmie, należy go odpowiednio przygotować. Istotne elementy tego procesu to:

• Określenie zakresu i obszarów audytu – audyt może objąć wybrane działy, procesy, projekty lub całą działalność firmy. Należy dobrać obszary o kluczowym znaczeniu i największym ryzyku.
• Stworzenie planu i programu audytu – zawierającego cele, zakres, harmonogram, budżet, zasoby i metodykę.
• Dobór audytorów i zespołu audytowego – audytorzy muszą mieć odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie. Kluczowa jest ich niezależność i obiektywizm.
• Przygotowanie narzędzi audytu – np. kwestionariuszy, list kontrolnych, wzorów raportów audytu. Pomogą one zbierać i analizować dane.
• Ocena ryzyka w audytowanych obszarach – pozwoli zidentyfikować kluczowe pytania audytowe i obszary wymagające pogłębionego badania.
• Ustalenie szczegółowego harmonogramu audytu – z uwzględnieniem zasobów, terminów i dostępności audytowanych komórek.

To pozwoli sprawnie i skutecznie przeprowadzić audyt wewnętrzny w firmie.

Przeprowadzenie audytu wewnętrznego

Kluczowym etapem jest samo przeprowadzenie audytu wewnętrznego zgodnie z przygotowanym planem. Składa się na niego:

• Zebranie danych za pomocą takich technik jak:
  • Przegląd dokumentacji – instrukcji, procedur, zapisów itp.
  • Wywiady z pracownikami audytowanych działów
  • Obserwacje procesów i działań w trakcie audytu
• Analiza zebranych w audycie informacji pod kątem zgodności z wymaganiami
• Identyfikacja ewentualnych niezgodności lub obszarów do poprawy
• Ocena zgodności i skuteczności badanych systemów, procesów i działań
• Przygotowanie ustaleń audytu – opisu stanu faktycznego i wniosków z audytu
• Sformułowanie rekomendacji mających na celu poprawę audytowanego obszaru

Dzięki temu audyt dostarczy rzetelnych i obiektywnych informacji o badanym obszarze.

Raportowanie i działania poaudytowe

Kolejne istotne etapy po przeprowadzeniu audytu wewnętrznego to:

• Przygotowanie raportu z audytu – zawierającego m.in. cele, zakres, metodykę, ustalenia audytu i rekomendacje. Raport musi być rzetelny i obiektywny.
• Przedstawienie wyników audytu kierownictwu – omówienie najważniejszych wniosków i rekomendacji mających poprawić działanie firmy.
• Wdrożenie działań naprawczych i korygujących wynikających z rekomendacji audytu.
• Monitorowanie realizacji działań poaudytowych – sprawdzenie wdrożenia rekomendacji.
• Doskonalenie procesu audytu – wnioski z przeprowadzonego audytu pomogą usprawnić kolejne audyty.

Dzięki temu audyt przyniesie konkretne rezultaty i przyczyni się do ciągłego doskonalenia działania firmy.

Podsumowanie

Audyt wewnętrzny jest ważnym narzędziem wspierającym zarządzanie i rozwój firmy.

Regularne audyty pozwalają:

• Zapewnić zgodność działań z przepisami i procedurami
• Zidentyfikować i ograniczyć ryzyka
• Poprawić efektywność procesów i działań
• Wdrożyć usprawnienia i dobre praktyki

Dlatego warto wprowadzić audyty wewnętrzne jako standardowy element kontroli i doskonalenia w firmie.

Aby osiągnąć z tego maksimum korzyści, audyty muszą być dobrze zaplanowane, przeprowadzone w sposób obiektywny i profesjonalny, a ich wyniki skutecznie wdrożone. Wtedy mogą przynieść wymierne efekty w postaci lepszej jakości i wydajności pracy.

Regularne audyty to klucz do sukcesu nowoczesnej firmy opartej na ciągłym doskonaleniu.

FAQ

Jakie są korzyści z przeprowadzania audytów wewnętrznych w firmie?

• Zapewnienie zgodności działań firmy z przepisami i procedurami
• Identyfikacja i ograniczanie ryzyk prowadzonej działalności
• Poprawa efektywności i wydajności procesów biznesowych
• Wdrażanie usprawnień operacyjnych i dobrych praktyk
• Budowanie zaufania interesariuszy dzięki transparentności działań

Jakie obszary działalności firmy można poddać audytowi wewnętrznemu?

• Audyt finansowy
• Audyt zgodności z przepisami i procedurami
• Audyt operacyjny procesów biznesowych
• Audyt projektów i usług
• Audyt działu sprzedaży i marketingu
• Audyt zasobów ludzkich
• Audyt systemów informatycznych i bezpieczeństwa IT

Jakie kompetencje powinni posiadać audytorzy wewnętrzni?

• Znajomość przepisów i standardów związanych z audytowanym obszarem
• Doświadczenie w prowadzeniu audytów wewnętrznych
• Umiejętności analityczne i obserwacji
• Komunikatywność i umiejętność prowadzenia wywiadów
• Obiektywizm i niezależność
• Znajomość technik audytu i metodyki jego przeprowadzania

Jakie główne etapy obejmuje przeprowadzenie audytu wewnętrznego?

• Określenie zakresu i celów audytu
• Opracowanie planu i programu audytu
• Zbieranie danych – przegląd dokumentacji, wywiady, obserwacje
• Analiza zebranych informacji
• Ocena zgodności i skuteczności badanych obszarów
• Sformułowanie rekomendacji i ustaleń audytu
• Raportowanie wyników audytu kierownictwu
• Monitorowanie realizacji działań poaudytowych

Jakie dokumenty powinny powstać podczas audytu wewnętrznego?

• Kwestionariusze i listy kontrolne do zbierania danych
• Dokumentacja przebiegu audytu
• Zestawienia zebranych dowodów audytu
• Raport z audytu zawierający cele, metodykę, wyniki i rekomendacje
• Plan wdrożenia rekomendacji poaudytowych